制作依頼前に知っておくべき!成功するRFPを作成するには?

WEBサイト制作の際に作成するRFPをご存知でしょうか?
RFPとは、発注側がWEB制作における必要な要件をまとめ、制作会社に提案を依頼する、「提案依頼書(Request For Proposal)」のことです。
スムーズなコミュニケーションを制作会社と結ぶために、RFPは非常に重要なものです。
分かりやすいRFPを書けているかどうかが、「プロジェクト成功の鍵」と言っても過言ではありません。
とはいっても、「RFP、どうやって書いたらいいか分からない!」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回はRFPを書くにあたって準備すべきもの・具体的な書き方について解説します。

RFPの構成は大きく3つの要素に分けられます。
それぞれの要素に書くべき内容を解説します。

1. プロジェクトの目的と背景

プロジェクトの前提となる目的や、得たい成果を示します。
RFP全体に関わり、プロジェクト成功の鍵とも言える重要な項目です。

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1)プロジェクトの目的
WEBサイトリニューアルによって何を成し遂げたいか、すなわち「何が達成できたら成功なのか」を明確にしましょう。ゴールは数値や事例などを用いて、「スマートフォンユーザーの離脱率を15%減らすサイト導線の提案」のようにできるだけ具体的に伝えましょう。
注意したいのは、目的を盛り込みすぎないことです。「何を成し遂げたいか」と同じくらい「何を削るか」も重要な観点です。限られたコストや時間のなかで、優先度をつけて目的を絞り込むことが、プロジェクトの成否を分けます。

2)プロジェクトの背景(現状の課題)
現状の課題を制作会社と正しく共有することで、より良い提案を受けやすくなります。特に、WEBサイトリニューアルの場合は、既存サイトの問題点や改善点を洗い出しておく必要があります。社内の実務担当者にもヒアリングすると「ブログの更新を外部会社に依頼しているが、反映に2営業日かかっており、タイムラグが発生している。社内で更新できるCMSがほしい」など、具体的な課題が明らかになります。

3)会社概要
事業内容やターゲット、競合会社などの情報を記載します。基本情報はパンフレットでも伝えることができますが、事業戦略など、プロジェクトに関連する情報があれば可能な範囲で共有しましょう。会社全体の方向性を制作会社にも理解してもらうことで、プロジェクトの目的理解も深まります。
このように、RFPでは企業の機密情報を提供する場合もあります。会社規定などに従って、事前に制作会社と「機密保持契約書」を締結しておきましょう。

2.具体的な要件

制作会社にどのような業務を依頼したいのか、具体的な要件を記載します。
必要な機能や予算、スケジュールが該当します。

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4)実現してほしい業務範囲と各種機能
ポイントは、制作会社に何をお願いし、何をお願いしない(自社で対応する)のかを明確にすることです。これらの役割分担が曖昧だと、「イメージと違う」「依頼した機能が実装されていない」などのトラブルにつながります。かけた時間もコストも無駄になってしまいます。
下記のような項目をRFP作成時に明確にしておくことで、コミュニケーションロスを減らすことができます。
・成果物 ・提案範囲 ・機能要件 ・デザイン要件 など

5)予算
目安でもいいので、予算規模はあらかじめ伝えておきましょう。予算内で希望する機能を実現できるかわからない場合は、提案をもらうというのでも構いません。1つ機能を削るだけで大きく金額が変わることもありますので、予算内でどこまで実現可能かを相談しましょう。

6)納期
いつまでに公開できる状態にしたいのかを明記します。
余裕を持って依頼するのは前提ですが、希望納期は正しく伝えましょう。

7)遵守してもらいたい項目
セキュリティ条件や法務事項を企業規則などに従って記載しておきましょう。条件を提示する際は、資料を添付するなど、具体的に示すことが重要です。

3. その他

補足事項や迷っていること、相談したいことなどをまとめます。
提案に関するスケジュールや選定基準などもあわせて記載します。

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8)求める実施体制とコミュニケーション手段
プロジェクトの進め方について、希望や条件を記載します。RFPの段階から体制やコミュニケーション手段についても相談しておくことで、プロジェクトをスムーズに開始できます。

9)提案してほしい内容、確認事項
RFP作成段階で迷っていることや相談したいこともきちんと伝え、それらを踏まえた提案を求めましょう。

10)提案に関するスケジュール、選定基準
制作会社とのコミュニケーションを円滑にするうえで、非常に重要な項目です。提案スケジュールや選定基準、担当者などを明記しておきましょう。



以上が、RFPに書くべき基本項目です。RFPには様々な形式があり、プロジェクトによっても内容は異なります。より詳細な品質要件や技術要件が必要な場合もあります。

とはいえ、書式にこだわる必要はありません。ここで挙げた基本的な項目とポイントを押さえられているかどうかが重要です。

 

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